~ Articolo aggiornato il 10 luglio 2022
Con lo Scanner Documenti di HOTELCUBE il Check-in in hotel non è mai stato così veloce!
L’efficienza e la velocità delle operazioni di front desk sono cruciali per garantire un’esperienza piacevole agli Ospiti.
Per velocizzare alcune operazioni burocratiche e non senza margine d’errore, sempre più strutture ricettiva adottano soluzioni innovative per semplificare la registrazione dei documenti.
Lo scanner documenti IDR (Intelligent Document Recognition) integrato direttamente con il gestionale HOTELCUBE è tra gli strumenti più apprezzati dagli addetti ai lavori della reception, velocizzando e migliorando la procedura di registrazione.
Vediamo insieme come lo scanner migliora l’operatività.
Il vantaggio per gli Ospiti: niente più attese per il Check-in!
Il vantaggio principale di adottare e integrare uno scanner documenti IDR è quello di rendere più rapida e veloce l’acquisizione dei dati degli Ospiti in hotel.
Come? Lo scanner legge e scansiona i dati di passaporti e documenti d’identità elettronici, ma soprattutto automatizza il loro inserimento all’interno del gestionale alberghiero.
La soluzione di HOTELCUBE consente in pochi secondi il trasferimento automatico al PMS dei dati testuali e delle immagini dai documenti personali e di viaggio.
Elimini le fotocopie e il tuo Cliente potrà andare direttamente in camera con il suo documento. In caso di errata compilazione è possibile modificare immediatamente i dati dell’Ospite. Lo Scanner Documenti integrato in HOTELCUBE è veloce, affidabile e accurato nella scansione come i più noti dispositivi di marca.
Perché integrare uno scanner documenti al tuo gestionale?
1 – Efficienza operativa: I documenti vengono digitalizzati e archiviati nel sistema gestionale, eliminando la necessità di processi manuali e riducendo gli errori umani.
2 – Sicurezza dei dati: La gestione dei documenti cartacei può comportare rischi di smarrimento o furto. Lo scanner IDR garantisce la sicurezza dei dati sensibili degli ospiti digitalizzando i documenti e archiviandoli in modo sicuro nel sistema gestionale. Inoltre, è possibile impostare restrizioni di accesso per proteggere le informazioni riservate e rispettare le normative sulla privacy.
3 – Facilità di ricerca e recupero dei dati: Con i documenti digitalizzati, la ricerca e il recupero delle informazioni diventano rapidi e semplici. Il personale di reception può accedere facilmente ai dati personali degli Ospiti, senza dover cercare tra numerosi documenti cartacei.
4 – Integrazione con il gestionale: Non solo un flusso di lavoro fluido e senza soluzione di continuità, ma i documenti acquisiti sono automaticamente associati alle prenotazioni e ai relativi dati, semplificando la gestione delle informazioni e fornendo una visione completa della situazione.
5 – Pre-compilazione dei dati personali per il GDPR: nelle reception delle strutture in cui si utilizza HOTELCUBE PMS è stata implementata l’integrazione tra lo scanner documenti IDR e la tavoletta grafica che consente di semplificare la raccolta dei consensi GDPR.
Lo scanner acquisisce i dati personali dal documento che verranno riportati anche nella liberatoria, l’Ospite quindi utilizza la tavoletta grafica per fornire il proprio consenso in modo digitale e firmare il modulo sul trattamento dei dati.
Questo processo automatizzato garantisce la conformità alle normative sulla protezione dei dati e semplifica la gestione dei consensi per il personale di reception.
Semplificare le operazioni di reception e migliorare l'esperienza degli Ospiti
Scopri la soluzione HOTELCUBE, più semplice e completa che consente in pochi secondi il trasferimento automatico dei dati al PMS
Contattaci per avere informazioni sull’integrazione dello scanner documenti IDR con il tuo gestionale
